さまざまな情報は、ストックするものではなく、フローされるものです。
保管ではなく、処理させるもの。
アクティブホルダーを決める
アクティブホルダーとは、今処理している、現在取り組んでいるファイルのことです。
作業しているプロジェクトごとに、すべての資料たちを一つのフォルダーに入れます。
そして、進行形のプロジェクトは、5個までとか10個までという決まりを設けて
その他のプロジェクトの資料はストックフォルダーへと保管して、アクティブが減ったら、ストックから持ってくるというような方法があります。
クリアホルダーは便利なのですが、なんでもかんでも入れてしまって結局整理できない、何も進まないということになりがちですよね。
付箋でクリアホルダーに目印
さっとメモできる便利な付箋。
これをクリアファイルの外側に貼ると、いつのまにかとれてる！って事態が起こったりします。
ポストイットの糊がついている方にメモやアイデアを書き、
クリアホルダーの内側に貼り付けると、付箋が取れてしまうというトラブルを防げます。
クリアファイルは、よくA4サイズが使われると思いますが、充分貼り付ける場所がたくさんありますよね。
プロジェクトごとにカラーとかを分けてメモするともっとわかりやすくなるかもしれません。
クリアフォルダーの使い方の裏技
クリアホルダーは、ホワイトボードがわりにもなります。
ブレーンストーミングで、イメージを膨らませたいときや、相手にわかりやすく説明したいときなど、
ホワイトボードマーカーをつかえば、
いくらでもかけて、さっと消せます。
まとめ
クリアホルダーごとに、
アクティブなプロジェクトを管理しながら、
タスクやアイデアなどいろんな貴重なメモも付箋と一緒に同じファイルで管理する、
便利なアイテムを使いこなすのもいろんな工夫をすることで、もっと使いやすくなるはずです。
スマートに情報整理していきたいですね。
